为加强新莆京会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，特制定本办法。

一、会议室日常管理

新莆京第一会议室、第二会议室、第三会议室、接待室、学术报告厅等会议场所由院办公室负责日常管理和维护，统筹安排使用。

二、会议室使用范围

1.第一会议室主要用于院级重要会议、来人来访接待、上级部门组织召开的视频工作会议。 

2.第二会议室用于院领导议事活动

3.第三会议室（图书馆负一楼东侧会议室）主要用于部门会议、小型学术会议。 

4.接待室主要用于外事接待活动。

5.学术报告厅主要用于新莆京组织的大型会议和学术报告。

三、会议室使用审批程序

1.新莆京各单位使用会议室须提前3天向院办公室预约并从OA系统上填写使用申请单（包括开会时间、主办单位、会议内容、会场布置要求等），院办公室将根据申请情况于OA系统上批复。 

2.会议室安排若有冲突，原则上按申请联系时间先后顺序确定。若各单位预定的会议室与新莆京临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突，将由院办公室负责统筹调整，一般按照部门服从新葡8455整体处理。 

3.各单位使用会议室，单位负责人须在申请单上签字，按照“谁使用谁负责”的原则，使用单位必须安排专人负责交接。

4.学术报告会申请会议室需持院党委同意举办报告会的审批表。

四、会议室的使用

1.各部门以新莆京名义承办的各类会议，会场布置由承办单位负责，院办公室协助。各部门自己组织的各类会议，会场布置、会务服务由承办单位负责。

2.各单位在使用会议室过程中，必须服从管理人员的安排，未经允许，不随意使用、移动、拆卸室内设施，不随意悬挂、张贴会标和会议材料，损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿。

3.会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得院办公室同意，任何人不得拿出会议室或作为他用。

4.自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。

5.使用部门在会议室使用完毕后，必须负责把所用设施还原，切断电源，关好门窗，打扫会议室卫生，并及时通知院办公室，以防止意外事故发生。

6.会议所需特殊设备各单位自备。

7.对于未按规定要求使用会议室的单位，院办公室有权提出批评整改意见，拒不落实的将不再给予使用。

五、附则

本规定由院办公室负责解释，自公布之日起执行。