按照公安机关要求，并考虑到我院院级活动规范管理、全面宣传，以及建立院级活动档案的需要，经请示分管院领导，研究决定就我院各级组织开展院级活动提前报备及相关活动资料备份工作作以下安排：

一、院级活动提前报备

我院各职能部门凡面向全院学生开展的活动，请提前3天将活动通知交院团委报备；各系面向全院学生开展的活动，请提前1周将活动方案或策划，及活动通知（拟）报团委审批。通知或方案中，必须注明该次学生群体活动安全责任单位、责任人，以及相关安全措施的安排（或安全预案）。

院团委汇总活动报备资料后，整理后报院保卫处。

二、院级活动资料备份

我院各职能部门自主开展面向全院学生的院级活动结束后1周内，请部门负责人安排专人负责将该次活动相关资料（1份院内网络宣传新闻稿、2张清晰活动图片、1份活动总结）电子档报院团委备份；各系申报面向全院学生开展的院级活动，须先通过团委审批，活动结束后1周内，请系部负责人安排专人负责将该次活动相关资料（1份院内网络宣传新闻稿、2张清晰活动图片、1份活动总结）电子档报院团委备份。

院团委汇总活动备份资料后，将及时整理归档以备检查等，并通过多种媒体扩大活动宣传。

该通知从本学期开始执行，本学期各部门各系已经开展过的院级活动，须按要求补充报备和提交活动资料（截止时间至2015年5月底）；正在开展或即将开展的院级活动请按要求履行活动报备和资料备份程序。请各部门各系接到通知后，认真落实。

              院 团 委                   保 卫 处

      二○一五年五月八日         二○一五年五月八日